Como está a Saúde Financeira e como Cortar Custos em sua empresa

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Primeiro é necessário você fazer algumas perguntas, básicas para entender a saúde financeira da sua empresa:

1. Será que tenho dinheiro suficiente para pagar minhas contas?

Quando você parar para pensar em todas suas contas fixas mensais, perceberá que gasta muito dinheiro com elas. Revisá-las te ajudará a cortar algumas dessas despesas, ou então transformá-las em custo variável.

2. Eu tenho muito dinheiro a receber que não entra no caixa?

Será que os pagamentos estão atrasando? Ou será que você anda concedendo crédito a clientes que não deveria?

3. Será que eu tenho estoque suficiente para atender demandas futuras?

Faça um controle detalhado sobre seu estoque.

4. Estamos com o estoque sobrecarregado?

A maioria das empresas chega a esse ponto cedo ou tarde. Se seu estoque está muito cheio, é hora de fazer uma análise detalhada das saídas e entradas para entender porque isto está acontecendo e pensar em soluções imediatas tais como: colocar certos itens em promoção ou até cancelar a compra de alguns desses itens.

5. Minhas vendas estão saindo de acordo com minhas projeções? Se não, porque isso está acontecendo e o que precisa ser feito para corrigir esse problema?

Ao começar uma empresa, pode chegar um momento em que você tem a impressão de estar “andando em círculos”, já que as vezes não tem tempo suficiente para suas obrigações diárias. Enquanto lida com essa síndrome, você deve estar sempre atento aos números, isso te ajudará a prevenir possíveis crises, antes mesmos que elas aconteçam. A maioria das empresas vão a falência por falta de dinheiro. Vamos prevenir isso.

Neste momento pode ser necessário cortar custos, e agora temos algumas dicas de como realizar estes cortes.

1. Comece pelos fornecedores

A melhor maneira de começar a diminuir as despesas é negociar na hora das compras, e ao mesmo tempo dimensionar corretamente qual o volume que será comprado e estocado. Isso permite mais rapidez de giro e é essencial para manter o caixa equilibrado. Por isso, não deixe as negociações nas mãos somente dos encarregados das compras.

2. Eleja um vilão

Alguém tem que ser “chato”. Pode ser o presidente da empresa, um funcionário escolhido para fazer isso, ou até um consultor especialmente contratado para a função. Essa pessoa fará o trabalho de avaliar minuciosamente o custo de cada operação e cada item comprado, principalmente aqueles com maior volume, e definir limites aos preços cobrados pelos fornecedores.

3. Organize concorrências

Quando for adquirir os itens que pesam mais no caixa da empresa, promova uma concorrência entre os fornecedores pelo menos uma vez por ano. Se você simplesmente disser a cada um deles que está fazendo uma concorrência, o efeito é o mesmo.

4. Esgote seus estoques

Estabeleça um padrão para os pedidos conforme o estoque, para que as compras sejam feitas somente quando o estoque for o mais baixo possível. Isso vale para suprimentos de escritório, matéria-prima ou mercadorias para venda. É muito comum encomendar mais do que o necessário, por precaução. Isso enfraquece o fluxo de caixa.

5. Reconsidere os gastos com equipamentos

Antes de trocar os computadores, não pense duas vezS três. Certifique-se de que a troca é mesmo uma necessidade. O investimento pode não justificar o resultado.

6. Não desista no primeiro “não”

As recusas dos fornecedores não significam necessariamente um “não” definitivo. Aceitar a primeira resposta negativa em uma negociação é um erro. Se você repetir sua proposta e suas exigências várias vezes, o fornecedor pode acabar cedendo. Convencer o vendedor de que a transação depende do preço vai garantir um bom negócio para você e para sua empresa.

7. Evite reuniões fora da empresa

Reuniões externas demandam um gasto na maior parte das vezes desnecessário. Além disso, afastam funcionários das atividades mais produtivas.

Adaptação do blog Saia do Lugar.

Ego, um inimigo?

Ego. Fala-se muito do ego e também critica-se muito por conta do ego. Minha intenção nesse texto está longe de entrar em conceitos e explicações técnicas. Porém, há um ponto que é importante ter em mente desde já: não estou usando o termo no sentido psicanalítico, mas no senso comum mesmo, como sendo a fixação a uma identidade e seus mecanismos de defesa, orgulho, culpa etc.

Esse texto tem sim a intenção de fazer com que aconteça ai dentro uma reflexão. Eu lanço a dúvida e vocês respondem por conta própria.

Pensem em como as mais diversas invenções humanas tiveram e ainda têm muitas utilidades, para o bem ou para o mal. Armas de fogo, que hoje matam. Carros, que hoje matam. Facas para os churrascos de domingos, que hoje também matam. Do mesmo modo, a influência que seu ego exercerá sobre você vai depender de como você o trata e o encara. Caso não consiga domar a fera, ele se apresenta como seu inimigo.

O ego como inimigo profissional

Não estou falando do já conhecido pensamento de que a arrogância vai te detonar dentro de uma empresa, mas sim de como as suas inseguranças podem ser deliciosamente confortadas pelos elogios, muitas vezes repletos de segundas intenções.

Todos nós somos vendedores. Alguns vendem produtos, outros ideias, outros vendem causas. Para isso existe, dentre vários, um modelo de venda – se assim posso chamar – que ganhou minha atenção: o modelo do castelo. Nós somos feitos de inseguranças e daquilo que mais damos valor – muitas vezes sem deixar explícito. Isso que nós damos mais valor e não deixamos explícito é o nosso castelo. Pode não parecer, mas todo castelo é feito de cartas. Ou de areia.

Portanto, assim que superiores e chefes mal intencionados notarem uma insegurança habitando o castelo do “reconhecimento a toda hora”, por exemplo, os elogios brotam de maneira excessivamente assustadora.

“Você tem sido uma peça fundamental dentro dessa empresa, com uma capacidade incrível de se diferenciar do restante!”

Todos já ouviram algo do tipo, mas quantos analisaram o que de fato foi realmente feito no sentido de “se diferenciar do restante…”?

Os elogios por si só não são problemas e nem apresentam ameaças. O problema começa quando chegam os pedidos e as solicitações vindas depois dos elogios. Seria mais ou menos um: “Eu te elogiei, você é foda, agora preciso que faça isso pra mim…”. Ética, moral, profissionalismo, enfim, muitas vezes são deixados para trás quando existem interesses maiores em jogo.

O ego, quando não tido com cuidado, causa cegueira. Uma vez cegas, as pessoas vão para onde são levadas, sem reais questionamentos e análises.

O ego como inimigo pessoal

O ego vai se transformar em inimigo pessoal quando limitar e bloquear qualquer atitude que seja autêntica e verdadeira de qualquer pessoa.

Você provavelmente já esteve em uma mesa de bar ou em uma reunião informal qualquer onde uma pessoa se passa por “melhor que todos” a noite toda. Conhece todos, sabe de tudo e tem a vida que o pessoal aí fora sonha em ter. Ela é referência em todos os tipos de assuntos (para si mesma, claro).

Essa é uma situação onde o ego se transforma em inimigo pessoal, já que a cegueira não vai deixar enxergar o quanto aquilo não é um diálogo saudável. É chato, é pedante, é meio que “Pelo amor de Deus, eu preciso da aprovação de alguém”.

Outra situação em que o lado obscuro do ego grita “Oi, estou aqui!” é quando a autoconfiança vem sem o restante da fórmula: a humildade.

Já vi cenas onde o equilíbrio foi pro saco e as coisas deram errado. Já vi pessoas cantando a vitória, sem ao menos olhar para frente. Você provavelmente também já viu algo parecido. Veja esse vídeo como uma metáfora desse processo e dê quanta risada quiser:

Esse feito aconteceu em um jogo turco e ilustra melhor o que venho chamando de cegueira ao longo do texto. É literalmente uma cegueira. Não que a pessoa não consiga ver, mas na verdade não quer ver.
O mundinho do ego e a imensidão da realidade.

Um dos problemas, é que  ego em excesso prejudica. Mas como então trabalhar isso, dia após dia, para que se tenha um certo controle?

Quer um conselho, siga o seguinte: sempre que você estiver enfrentando um problema sério, pare e imagine o que aquilo significa para o universo, e o quão grande é realmente o seu problema. Chega a ser engraçado o resultado desse pensamento. Engraçado porque a consciência bate e fica claro que aquilo pode sim ser enfrentado, e que acaba sendo mínimo se comparado a tudo isso que nos cerca.

Comecei a entender que esse pensamento não serve somente para problemas, mas também para as vitórias. Assim que vencer algo, chegar a um objetivo, comemore, faça o que der na cabeça, mas saiba que aquilo é a comemoração de uma fase, de uma conquista, e que amanhã novos desafios virão. Desse jeito, evita-se a cegueira.

Se quiser ver isso de maneira mais clara, veja este vídeo abaixo:

E agora o que suas grandes decisões significam para o universo? Quão grande é realmente os seus problemas?

Um post adaptado do blog Papo de Homem.

Vencedores x Perdedores!

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“Os vencedores fazem acontecer: os perdedores deixam acontecer”. * Gilclér Regina

Algumas frases de vencedores e perdedores, para entendermos que o mais importante é a postura no modo de enxergar a vida.

O vencedor sempre faz parte da resposta e o perdedor sempre faz parte do problema.

O vencedor tem um plano, o perdedor tem uma desculpa.

O vencedor diz: “Deixe-me fazer isso por você”; o perdedor diz: “Isso não é minha função”.

O vencedor vê uma resposta para cada problema e o perdedor vê um problema em cada resposta.

O vencedor diz: “Talvez seja difícil, mas não impossível” e o perdedor diz: “Talvez seja possível, mas é difícil demais”.

Quando o vencedor comete um erro, diz: “Eu me enganei”; quando o perdedor comete um erro, diz: “Não tive culpa”.

O vencedor estabelece compromissos e o perdedor só faz promessas.

O vencedor diz: “Preciso fazer alguma coisa”; o perdedor diz: “Alguém precisa fazer alguma coisa”.

Os vencedores fazem parte da equipe e os perdedores estão à parte da equipe.

Os vencedores vêem o ganho, os perdedores, o gasto.

Os vencedores enxergam as possibilidades e os perdedores problemas.

Os vencedores acreditam no ganha ganha e os perdedores acreditam que, para alguém ganhar, alguém tem de perder.

Os vencedores enxergam o futuro e os perdedores falam do passado.

Os vencedores escolhem o que dizem e os perdedores dizem o que escolhem.

Os vencedores usam argumentos duros e palavras suaves… Os perdedores usam argumentos suaves e palavras duras.

Enfim, os vencedores mantém os seus valores e cedem em pequenas coisas e os perdedores mantém as pequenas coisas e sem seus valores.

Pensem nisso, e lembre-se ser vencedor ou perdedor pode ser definido pelo modo que você enxerga a vida.

Vocês tem mais alguma frase para esta coleção? Comentem.

Um abraço.

Post adaptado do oGerente e blog do Cleiton Mafra.

Mentiras no currículo

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Algumas pessoas acabam fazendo uma mentirinha no currículo na hora de enviá-lo ao recrutador? Afinal, não dá para perder a chance de ser chamado para a entrevista de emprego por conta de um “detalhe”. Elevar o nível do idioma estrangeiro ou informar que domina determinado software, quando na verdade se tem apenas noções da ferramenta, seria uma forma de passar à etapa seguinte do processo de seleção. Contudo, não é esta a recomendação dos consultores de carreira e recursos humanos.

“O fato de tentar fortalecer o currículo para chegar à entrevista presencial e convencer o entrevistador de que é capaz de assumir uma posição provoca o efeito contrário. Ao mentir, o candidato fragiliza sua imagem profissional”, afirma André Assef, diretor operacional da Desix, empresa de recursos humanos focada em tecnologia da informação.

Isso acontece, explica Assef, porque os recrutadores recorrem a técnicas que comprovam ou não os dados informados no currículo. Segundo ele, a entrevista é o principal medidor para descobrir se o candidato realmente possui as competências descritas no documento. “Ao longo de uma conversa bem conduzida é possível identificar contradições por meio de perguntas abertas. Em uma entrevista técnica, por exemplo, não podem ser aceitas respostas monossilábicas.”

De acordo com Assef, o candidato que se contradiz torna frágil a relação com o recrutador. Seu futuro tem destino certo: a eliminação do processo seletivo.

As mentiras mais contadas pelos candidatos:

1. Informa que possui graduação completa, mas na verdade não concluiu ou nunca frequentou o curso.
2. Diz que domina dada linguagem técnica ou software, porém não detalha as ferramentas dos programas na entrevista.
3. Menciona que possui fluência em outro idioma, contudo sente dificuldade ao se comunicar com o entrevistador em língua estrangeira.
4. Inventa que é formado em uma universidade conceituada ou que trabalhou em uma empresa de renome.
5. Diz que possui experiência na área ou que já ocupou determinado cargo, no entanto se atrapalha no momento de especificar as atividades supostamente realizadas.
6. Mente dados pessoais como idade, estado civil e endereço. Além disso, informa que não tem filhos.
7. Cita que conhece outros países para supervalorizar o currículo, todavia comete gafes ao descrever as cidades que hipoteticamente visitou ou responde às questões do recrutador de forma monossilábica e genérica.

Veja mais algumas na imagem abaixo.

Mentira tem perna curta

Anos de experiência garantem que profissionais de recursos humanos identifiquem mentiras no ato. Confira quais técnicas são utilizadas pelos especialistas para descobrir se o candidato diz a verdade:

• Para averiguar se o candidato realmente possui a experiência profissional descrita no currículo os profissionais de RH costumam entrar em contato com as empresas em que ele informa ter trabalhado. Além disso, especialistas lançam mão da entrevista técnica.
• Para constatar o nível do idioma estrangeiro, o domínio de softwares ou o conhecimento em linguagens específicas são realizados testes práticos ou entrevistas técnicas.
• Dados pessoais e formação são checados na entrega dos documentos e durante o processo de seleção. Qualquer contradição entre o que foi dito na entrevista e a documentação pode levar a não contratação do candidato.
• Outras experiências mencionadas no currículo, como viagens internacionais, são investigadas durante o processo seletivo por meio de perguntas abertas. O candidato que demonstra insegurança ou revela incoerência ao descrever seu suposto conhecimento ou vivência é eliminado do processo.

Observação: mentiras descobertas após a contratação, referentes ao estado civil, por exemplo, além de prejudicar a imagem profissional e dissolver a relação de confiança com a organização, podem custar o emprego.

Não confunda mentira com omissão

Homero Amato, headhunter e professor do Instituto Nacional de Pós-graduação, ensina que o profissional não deve confundir mentira com omissão. Segundo Amato, deixar de informar alguns dados no currículo pode ser uma maneira estratégica de o candidato gerar uma entrevista.

O professor argumenta que candidatos na faixa dos 40 anos ou mais e mulheres que têm filhos pequenos podem deixar de ser contratados caso exponham essas informações no currículo. De acordo com ele, esses dados podem ser revelados durante a entrevista de emprego quando questionados pelo recrutador.

O mesmo acontece quando o profissional trabalha e vive em outra cidade e informa o endereço e o telefone da família ou de amigos para facilitar o contato com as empresas. Para Amato, nesse caso o candidato não está mentindo; está sendo estratégico. O motivo de mencionar o endereço alheio e não o próprio deve ser esclarecido na entrevista, recomenda o headhunter.

O problema é esta diferença em mentira e omissão, nunca isso é muito claro e padrão para todas as empresas.

E para vocês, o que é mentira e o que é omissão?

Post adaptado do Empregos, texto de Rômulo Martins e da CEFES.

Como evitar um gol contra na carreira

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Por mais que um profissional se dedique e seja competente, pequenos deslizes comportamentais podem levá- lo a prejudicar a si mesmo, comprometendo o crescimento profissional. “A autossabotagem é o motivo mais comum pelo qual as pessoas colocam em risco a carreira”, diz o consultor americano Mark Goulston. Por que as pessoas fazem isso? Trata-se de um problema de fundo psicológico, ligado a sentimentos como medo, insegurança e frustração, acumulados ao longo dos anos.

A pessoa acaba levando questões mal resolvidas na família e na escola para o local de trabalho, onde reproduz as situações que viveu quando era mais nova. “Os profissionais que se autossabotam não olham a realidade nua e crua. Eles reagem negativamente, com base nas referências que adquiriram na vida” diz Silvio Celestino, diretor da consultoria Enlevo, de São Paulo. Há, basicamente, dois tipos de reação que levam ao comportamento prejudicial, segundo Mark Goulston, e os dois estão ligados ao medo.

No primeiro, a pessoa reage agressivamente quando se sente ameaçada. No segundo, ela foge. Evitar gol contra na carreira não é tarefa fácil. Além de prestar atenção às suas atitudes, o ideal é pedir ajuda a alguém mais experiente. Se chegar à conclusão de que anda se autossabotando, a recomendação é buscar a ajuda de um coach ou terapeuta. Para ajudar você a identificar se este é o seu caso, listamos 26 comportamentos presentes no livro de Mark Goulston. Confira e veja quais são as dicas para se livrar deles. A bola está com você.

• Procrastinar. Quem adia tarefas e decisões compromete o desempenho da equipe. A atitude está relacionada ao sentimento de sobrecarga de trabalho.
  • DICA: peça ajuda. Quanto maior a sobrecarga, menor tende a ser a capacidade de agir e estabelecer prioridades.

• Ficar na defensiva. Este é um mal comum, ligado à insegurança ou à arrogância. Causa problemas de relacionamento e prejudica o andamento dos projetos.
  • DICA: avalie se você fica na defensiva. Ouça seus colegas de trabalho e peça feedback.

• Perder tempo. Se você tem a sensação de que trabalha muito, mas no fim do dia é pouco produtivo, vale rever sua rotina. Responder e-mails prontamente, por exemplo, pode ser bom para sua imagem, mas é péssimo para a sua produtividade.
  • DICA: liste suas prioridades semanais, sempre determinando tempo para cada tarefa. Desligue o aviso de novo e-mail.

• Achar-se indispensável. Erro fatal. Líderes assim afastam as pessoas e sofrem para se alinhar ao time.
  • DICA: faça uma lista das tarefas que competem exclusivamente a você. Delegue todo o resto e acompanhe a execução.

• Ser mau ouvinte. Quem não sabe ouvir as pessoas ao redor perde informações importantes para o trabalho ou negócio e acaba tendo um desempenho ruim.
  • DICA: converse olhando nos olhos. Isso mostra interesse. Fique atento aos seguintes pontos: o que a pessoa quer dizer? Qual é a razão da conversa? O que ela espera de você? Confirme que a comunicação foi eficiente e todos os lados estão alinhados.

• Inventar desculpas. Seu chefe não quer saber por que você errou, mas o que fará para sanar o problema e consertar o estrago. Inventar desculpas faz você parecer imaturo e despreparado.
  • DICA: errar não tem nada a ver com castigo e punição, mas sim com oportunidades de aprendizado. Assuma os seus fracassos o quanto antes e, de preferência, desenvolva um plano para reverter a situação.

• Insistir em um emprego. Desperdiçar tempo em um trabalho que você detesta pode enterrar sua carreira. Isso costuma acontecer por falta de um plano B ou por medo de correr riscos.
  • DICA: determine um prazo para encontrar motivação em seu trabalho atual. Se as coisas realmente não melhorarem, comece a buscar uma nova colocação.

• Não delegar. Além da desconfiança na capacidade dos outros, nessa atitude está em jogo o medo de que alguém faça o trabalho melhor que você.
  • DICA: mantenha pessoas em quem confie na equipe. Caso não estejam 100% preparadas, organize seu tempo para ensiná-las.

• Ter medo de aprender coisas novas. Não sofra por antecipação. Quanto mais você se preocupar com uma mudança, mais difícil ela será.
  • DICA: lembre de situações em que aprendeu algo novo e avalie que benefícios esse conhecimento trouxe para sua carreira.

• Ser sincero demais. Antes de dizer o que pensa, avalie se o objetivo do comentário é contribuir com a discussão.
  • DICA: se o comentário não tiver um propósito definido, fique quieto. Se for realmente importante, avalie se é o momento mais adequado.

• Burlar as regras. Se há alguma regra com a qual você não concorda, tente negociá-la com as pessoas envolvidas.
  • DICA: se não for possível, a única saída é permanecer na linha. Mas não descumpra a lei.

• Estar despreparado. No dia-a-dia, reserve ao menos 30 minutos antes de uma apresentação ou reunião para estruturar seus pensamentos.
  • DICA: opte pela prevenção. Crie um plano com cronograma, atividades e áreas em que precisa se preparar melhor.

• Não saber perdoar. A mágoa leva as pessoas a se fechar ao diálogo, o que gera caos no ambiente de trabalho.
  • DICA: quando algo o decepcionar, chame as pessoas envolvidas para uma conversa assim que a situação acalmar. Diga como se sente e ouça o outro lado da história.

• Entrar em pânico. Perder o controle da situação apenas faz com que o profissional se angustie mais. Pior, ele pode acreditar nas próprias teorias, por exemplo, de demissão, colocando tudo a perder.
  • DICA: autocontrole é o segredo. Se não conseguir desviar sua atenção do assunto e tocar a vida numa boa, procure reunir informações e pensar objetivamente sobre elas.

• Não ter autodisciplina. Forma silenciosa de autossabotagem, que vai causando pequenos transtornos no dia-a-dia até criar grandes problemas.
  • DICA: procure estabelecer uma rotina. Conte aos outros que pretende mudar, o que fará para isso e veja se elas concordam. Tão importante quanto melhorar na prática é mudar sua fama também.

• Desistir facilmente. É um tipo de autossabotagem ligado a assumir responsabilidades. Ele pode levar você a perder boas oportunidades de carreira.
  • DICA: seja mais resistente e, antes de desistir, certifique-se de que já não há mais nada a fazer: seja um projeto, uma negociação, seja um contrato com um cliente ou fornecedor.

• Agradar a todos. Forçar a barra para que as pessoas gostem de você é fatal. Se suas opiniões forem discordantes, ceder para não parecer do contra vai soar artificial e afetar sua credibilidade.
  • DICA: não dá para agradar a todos. Seja fiel às suas convicções, sem deixar de considerar a opinião de terceiros.

• Reagir mal a um “não”. Ninguém gosta de receber uma negativa, mas reagir agressivamente é gol contra na certa.
  • DICA: avalie a situação com calma, procure os aspectos positivos. Peça um tempo. Só depois expresse suas opinião.

• Ter medo de demitir os outros. Um dos papéis do líder é motivar a equipe a trazer resultados. Nada de culpa, portanto, para demitir quem não se encaixa.
  • DICA: na hora de comunicar a demissão, procure ser claro quanto aos seus motivos. Além de ajudar o profissional desligado a se recolocar, você evitará boatos entre os que ficam.

• Confundir um desabafo com críticas duras. Não acumule sentimentos para soltá-los todos de uma só vez.
  • DICA: quando for falar, evite palavras rudes, porque, além de magoar, podem fazer com que a pessoa ache que você está errado.

• Ser impulsivo. Falha muito conhecida e comum de autocontrole.
  • DICA: evite reagir de imediato. Assim, terá mais tempo para estruturar seu pensamento.

• Concentrar-se nos pontos fracos. É importante reconhecer as limitações para tentar melhorar.
  • DICA: procure também identificar os pontos fortes, para melhorar sua autoconfiança.

• Frustrar-se. Tome cuidado para não assumir o papel de vítima.
  • DICA: avalie se não está com as expectativas altas demais. Tenha uma conversa franca com quem o frustrou.

• Sentir-se culpado. Para liderar, às vezes é preciso tomar decisões que desagradam as pessoas. O cuidado de não se deixar corroer pela culpa diferencia os bons dos maus líderes.
  • DICA: quando se sentir culpado, questione-se sobre suas responsabilidades e a das pessoas envolvidas, se as expectativas delas em relação a você são válidas e o que o faria sentir-se melhor.

• Ter a sensibilidade à flor da pele. Sabotagem relacionada à carência.
  • DICA: avalie as situações em que isso fica mais evidente e defina limites para não levar tudo ao extremo.

• Não aprender com os erros. Ao admitir para você mesmo que todo mundo erra, fica mais fácil aceitar seus deslizes e tirar proveito deles.
  • DICA: se errar, pergunte-se o que faria de diferente se pudesse voltar atrás e a que sinais ficar atento para não errar novamente.

Este post é uma adaptação da Voce/SA.

GTD em 20 minutos

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Este artigo é indicado para pessoas que estejam a entrar em contato com o sistema GTD pela primeira vez. Resume algumas das principais ideias chave do funcionamento de GTD, não sendo no entanto uma solução para se entender e aprender a praticar GTD.

Traduzido e adaptado do original “Book summary: 10 Big ideas from ‘Getting Things Done’ by David Allen”

1. Se o seu dia-a-dia está fora de controle, é praticamente impossível de pensar estratégicamente ou planear com eficácia.

Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer (e quem não se sente?), é difícil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho se move na direcção que queremos. É por isso que é importante ter o controlo das nossas tarefas diárias antes de trabalhar no planeamento da grande visão da nossa vida.

GTD é uma abordagem “bottom-up” à produtividade. O objectivo é atingir uma sensação de conforto e controlo sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte energia e espaço mental para outras coisas mais elevadas.

2. Defina o que é que “feito” significa.

A maioria das tarefas que as pessoas têm nas suas “listas de tarefas” são “pedaços amorfos de inexequibilidades” – compromissos sem uma visão clara daquilo que “feito” significa. Isto é um grande problema – o nosso cérebro está desenhado naturalmente para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que se parece aquilo onde queremos chegar.

Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de conclusão bem claro – um ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se não sabemos qual é esse ponto, vai ser difícil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o primeiro passo é definir com o que se parece este ponto de conclusão.

3. O trabalho mental tem cinco fases distintas: Recolher, Processar, Organizar, Fazer e Rever.

Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho de acordo com GTD:

Recolher é o acto de capturar todos os inputs: recursos, tarefas, ideias, etc. Conseguimos dar um melhor seguimento a todos os inputs se estiverem todos recolhidos num único recipiente (caixa de entrada).
Processar é o acto de examinar todos os inputs recolhidos e decidir qual o seu significado, objectivo e que compromisso queremos estabelecer.
Organizar significa pegar nos resultados da fase de Processar e colocá-los num sistema de confiança para que não tenhamos que nos lembrar de tudo. As tarefas vão para uma lista de tarefas, projectos para a lista de projectos, planos futuros para uma incubadora, informação de referência para uma arquivo, etc etc..
Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las.
Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema está actualizado e de acordo com os nossos objectivos e compromissos. É também uma fase para rever a nossa estratégia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.
Deve-se manter as fases deliberadamente separadas para se alcançar melhores resultados.

4. Tire tudo da cabeça.

A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabeça, o que é um grande erro. Os nossos cérebros estão optimizados para fazer decisões rápidas, não para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabeça ao mesmo tempo é a principal razão pela qual ficamos stressados quando há muita coisa a acontecer – estamos a usar a ferramenta errada para esse fim.

A melhor forma de parar com este mau hábito e começar a ser mais produtivo é despender de alguns minutos a pôr em papel tudo o que está na sua mente. Pode escrever, desenhar – seja o que for que funcione para si, desde que o veja claramente assim que acabar. Assim que a informação estiver fora da cabeça, é bastante mais fácil descobrir o que fazer com ela. Bastam 10 minutos de “exteriorização de pensamentos” para nos ajudar a sentir menos stressados com a carga de trabalho.

Claro que o melhor é nunca se sentir stressado em primeiro lugar, por isso facilite a recolha do que quer que esteja a pensar a qualquer instante. Eu levo comigo uma carteiro que tem espaço para pequenos cartões de papel e uma caneta – quando tenho uma ideia, é fácil capturá-la, mesmo que naquele instante não tenha comigo a minha agenda ou portátil. Se reduzirmos os obstáculos que temos à recolha de ideias, vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.

5. Projectos e tarefas são duas coisas diferentes e devem ser geridos separadamente.

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projectos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente – a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma acção.

Por exemplo, acabei de escrever um livro que me levou um ano a terminar. Se eu tivesse escrito “escrever livro” na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me sobrecarregado – o projecto é demasiado grande. Em vez de “falhar” na conclusão dessa tarefa durante um ano inteiro, é melhor tratá-la como um projecto – algo que, segundo a nomenclatura GTD, leva mais do que uma tarefa para ser terminado. Eu não posso “escrever o livro”, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que me sento para trabalhar.

Como projectos e tarefas são duas coisas diferentes, é melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projectos activos.

6. Foque-se na Próxima Acção necessária para ir em frente.

Os grandes projectos têm muitos passos e podem ser bastante complexos. A chave para lidar com esses projectos não é focar-se em tudo o que tem que ser feito – isso é a forma mais rápida de stressar!
A solução é sim focar-se apenas na próxima acção física que pode ser feita e que leva o projecto em frente. Esta acção pode ser procurar por alguma informação, fazer um telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a conclusão dessa tarefa irá pô-lo um passo mais próximo da conclusão do seu projecto, por isso não se preocupe com tudo o resto – foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.

7. Use a “Regra dos 2 Minutos” para as pequenas tarefas.

Não se preocupe demasiado em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas – se conseguir concluir uma tarefa em menos de 2 minutos, faça-a logo! Escrever tudo para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo instante.

Pessoalmente, eu estendi este período para 5 minutos – mantendo o mesmo princípio.

8. Utilize pastas de Referência e UmDia/Talvez para todas as coisas que não têm acção imediata.

Não faz sentido manter projectos a longo prazo ou informações de referência na lista de tarefas diária. Ter pastas (ou arquivos) de referência é uma óptima solução para guardar tudo aquilo que não tem nenhuma acção associada neste momento. Estes ficheiros podem ser físicos ou electrónicos – eu, por exemplo, guardo a minha papelada importante e documentos legais num cofre à prova de fogo, e ficheiros electrónicos e websites num ficheiro no meu computador.

As listas UmDia/Talvez são óptimas para adiar ideias que um dia podemos querer trabalhar, mas com as quais não queremos criar quaisquer compromissos agora. Eu tenho bastantes mais ideias do que a energia que tenho para as fazer a todas. Em vez de as perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com um novo projecto, basta dar uma olhada à lista UmDia/Talvez e transformar uma destas ideias num projecto activo.

9. Construa um sistema de confiança que o ajude a gerir todos os seus compromissos.

A nossa mente mantêm coisas em memória se souber que as vamos perder caso ela não o faça. É por isso que construir um sistema de produtividade é importante – ajuda a nossa mente a largar detalhes desnecessários para que se possa focar com eficácia nas tarefas a desempenhar em cada instante. É por isso que a Exteriorização funciona – quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras coisas.

Um sistema de produtividade eficiente consiste em:

lista de tarefas activas – próximas acção a serem completadas nos próximos dias.
lista de projectos activos – projectos a completar nas próximas semanas/meses.
calendário – compromissos futuros com data e hora específica.
lista UmDia/Talvez – ideias a explorar, mas não agora.
referência – informação ou documentos que podem ser importantes para consultas futuras.
ferramenta de recolha – algo que ajuda a capturar as ideias e próximas acções assim que surgem na mente.
10. Reserve tempo dedicado a uma Revisão Semanal

A vida muda muito rapidamente – às vezes temos tanto para fazer que se torna difícil dar um passo para trás e examinar se estamos ou não a obter os resultados que queremos e a caminhar na direcção certa. É por isso que é extremamente importante reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a “Revisão Semanal”.
Aqui estão algumas coisas que se devem incluir nesta revisão:

Processar e organizar – há coisas recolhidas mas que ainda não tenham sido processadas?
Rever tarefas activas – há tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
Rever projectos activos – há projectos para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
Rever o calendário – há compromissos a marcar, adiar ou remover? há tarefas relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas no sistema?
UmDia/Talvez – alguma coisa que queira promover para projecto activo? alguma coisa para apagar por já não fazer sentido?
Referência – alguma coisa a adicionar ou actualizar? alguma coisa que vá precisar em breve?
Não deixe de fazer a revisão semanal – é extremamente importante se quer realmente reduzir o seu nível de stress. Pessoalmente, prefiro marcar a revisão semanal para o final da semana: sexta à tarde ou sábado de manhã. É uma óptima maneira de concluir a semana, sentir-me bem com tudo o que alcancei, planear a próxima semana e preparar-me para um bom fim de semana de descanso.

Posts adaptaco do Germinar. http://www.germinar.pt/gtd-em-20min/
(via Instapaper)

Rodrigo Vital

Enviado pelo meu Ipad

O que seu aperto de mão diz sobre você?

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No local de trabalho, um aperto de mão deve ser um rápido gesto que diz “Olá, estou aqui, sou motivado, assertivo e profissional”. Sim, esses poucos segundos enquanto você aperta a mão de outra pessoa e a move verticalmente deve transmitir algo sobre você como pessoa. Ridículo? Talvez, mas as pessoas percebem isso, o que significa que está sendo julgado, querendo ou não.

Um aperto de mão é algo simples, mas qualquer um que já tenha recebido um desajeitado e fraco, entende como isso faz diferença. Bem, se é bom você não vai prestar muita atenção. No entanto, se é ruim, você provavelmente percebe.

Algumas situações que você utiliza o aperto de mão.

Você conhece uma nova pessoa. Aperto de mão.

Você fecha um negócio. Aperto de mão.

Você parabeniza um funcionário, amigo ou chefe. Aperto de mão.

Tão presente no mundo corporativo, o aperto de mão é um dos elementos cruciais para formar uma primeira impressão. E até agora eu nunca tinha ouvido falar sobre uma pesquisa acerca de apertos de mão. Até agora.

Cientistas da universidade de Manchester realizaram uma pesquisa em busca do aperto de mão perfeito e encontraram uma fórmula matemática que leva em consideração 12 variáveis. As que mais se destacam ou pesam na interpretação de um aperto de mão são:

• O vigor (ou força) do aperto de mão,

• a temperatura das mãos e

• contato visual.

Consequentemente os fatores que mais impactam negativamente em um aperto de mãos são:

• Falta de contato visual,

• mãos suadas ou úmidas,

• mãos molengas ou frouxas,

• força excessiva no aperto.

Geoffrey Beattie, Chefe dos pesquisadores, disse que acha incrível uma interação humana tão comum e utilizada no mundo nos negócios a milhares de anos nunca tenha tido um estudo aprofundado e dá 7 dicas para um bom aperto de mão:

1. Use a mão direita,

2. obtenha uma pegada completa e com leve firmeza,

3. mãos na temperatura ambiente (nem frias nem quentes) e secas,

4. não mais que três balanços,

5. mantenha o contato visual e um sorriso agradável,

6. tenha um discurso (leia-se cumprimento verbal) de acordo com a situação

7. o aperto de mão não deve durar mais de três segundos.

E o que você não deseja transmitir com seu aperto de mão? Veja aqui 5 dicas do que NÃO fazer:

1. Querer mostrar que é mais forte do que o outro.

2. Susto! Fazendo um aperto violento.

3. Você deve mostrar que se importa em encontrar o outro, por isso sem apertos de mão como um peixe morto.

4. Ficar grudado por toda a eternidade.

5. Faça como o outro, se por algum motivo a outra pessoas oferecer a mão esquerda, faça assim também.

Se você seguir essas dicas do que fazer e do que NÃO fazer o seu aperto de mão será seu aliado em fazer de você uma pessoa mais confiável e respeitosa.

Este post é uma adaptação do blog do Marcio Mussarela e do Grupo Foco.

Um abraço para todos.

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