Gerente: saiba como avaliar o desempenho de sua equipe

27 09 2010
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Geralmente os funcionários precisam e querem um feedback sobre a qualidade de seu trabalho. A capacidade de o Gerente avaliar seus desempenhos tem um impacto tão importante no sucesso deles quanto no sucesso do próprio Gerente. Se a empresa tem um programa formal de avaliação, o Gerente deve seguir suas instruções em termos de tempo, classificação, promoção, treinamento, etc… Mas, se a política permitir, as sugestões abaixo podem tornar esse processo de avaliação mais eficaz:

  • Quantifique as metas de desempenho, se possível: “Eu planejo diminuir as reclamações dos clientes pelo menos 10% este ano”. “Pretendo reduzir as perdas em 15% este trimestre”. Expressar as metas em números impede predisposições e permite aos funcionários avaliarem seu progresso, clara e precisamente.
  • Você deveria manter um diário? : Alguns Gerentes utilizam-no para registrar incidentes e exemplos do desempenho que podem ser esquecidos. O registro garante informações ao longo de todo período, produzindo uma avaliação mais completa.
  • Considere a auto-avaliação: Alguns Gerentes pedem a seus funcionários que se avaliem. Essa prática amplia as informações que o Gerente pode usar para preparar a avaliação. Quando funcionários se auto-avaliam, pensam criticamente sobre seu progresso e suas realizações; e elas podem informá-lo sobre realizações, reconhecimentos e problemas que o Gerente não conhecia. Mas, para evitar abusos, ele deve definir 2 regras:
    • (1) exigir que eles forneçam apoio quantificável para suas próprias avaliações. Se não o fizer, podem dar a si próprios, classificações acima do merecido. Recuse os 100% que dizem de si mesmos.
    • (2) “Essa oportunidade é um privilégio, não um direito”. As auto-avaliações do Gerente são apenas uma das informações que ele pode usar para uma avaliação mais completa.
  • Cortando os problemas pela raiz: Comportamentos ou desempenhos inaceitáveis devem ser informados no ato. Por exemplo, um funcionário que sempre volta do almoço atrasado, deve ser informado do problema e do seu impacto na revisão da avaliação. Essa prática é melhor do que deixar a situação arrastar-se até a avaliação.

Armadilhas das Avaliações de Desempenho


As avaliações estão sujeitas a riscos, mas podem ser evitados se soubermos quais são:

  • As impressões negativas: os Gerentes devem se prevenir contra a formação de opiniões positivas ou negativas baseadas na personalidade ou aparência pessoal. Dessa forma, ele deve se concentrar em avaliar se o funcionário cumpriu corretamente as metas.
  • Tolerância: alguns Gerentes tendem a ser permissivos porque se sentem constrangidos ao discutir as deficiências de seus funcionários e, embora isso às vezes seja compreensível, a maior responsabilidade gerencial é aconselho colaborador sobre como melhorar seu desempenho. Todos sofrem com uma avaliação tolerante, a organização não obtém retorno do investimento, os funcionários abaixo da média podem perder o respeito por seus chefes, ao mesmo tempo em que adquirem falsa segurança.
  • Tendência central: essa armadilha – que tem parentesco com a tolerância – é a inclinação do Gerente em avaliar como aceitáveis todos os desempenhos. Nesse caso, ele comete a injustiça com os que têm bom desempenho.
  • Concentrar em um comportamento recente: é mais fácil de lembrar; mas, conta apenas uma parte da história. Avaliações devem acessar o desempenho do período completo desde a última avaliação, não apenas os acontecimentos ou progressos recentes.

A Reunião de Avaliação

Alguns Gerentes consideram essa reunião “um mal necessário”, pois as informações trocadas entre ambos podem ser muito importantes para os avaliados. Dessa forma, os Gerentes devem definir data e hora convenientes para todos e informar ao avaliado que assuntos irão discutir, para que ele chegue preparado.

Rever as atribuições do cargo e os registros anteriores e refletir sobre as obrigações e responsabilidades do avaliado, os projetos completados ou pendentes, as metas acordadas para o período, o treinamento, a experiência, as habilidades de planejamento, a organização, a iniciativa, a capacidade de relações sociais e outros atributos baseados exclusivamente no desempenho.

Alguns Gerentes começam elogiando as realizações e as qualidades do avaliado, abordando as áreas que precisam melhorias e as ações que o avaliado pode realizar para corrigir ou aumentar o desempenho naquelas áreas. Diante disso, o Gerente deve evitar frases vagas. Deve apoiar sua avaliação citando incidentes, datas, horários e evidências objetivas do bom e do mau desempenho.

Além disso, o Gerente Jamais deve comparar os colaboradores, pois isso pode trazer problemas, pois indicar modelos pode criar ressentimentos. Em vez disso, deve se concentrar em saber se o avaliado atingiu – ou não – as metas estabelecidas.

LEMBRE-SE: as avaliações de desempenho são orientadas para o sucesso, confirmando os pontos fortes, revelando as deficiências e destacando as necessidades de treinamentos adicionais.

Post adaptado do Administradores.

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Melhore sua comunicação

1 06 2010
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Comunicação é um dos assuntos mais complexos e difíceis de ser trabalhado.

Para ajudar vamos colocar uma lista de tópicos para ajudarmos a você a se comunicar melhor, no momento de se comunicar oralmente em uma reunião ou apresentação.

  • Primeiro ponto para quem quer ser um bom comunicador: seja um bom ouvinte.
  • Não interrompa quando o outro está falando.
  • Coloque seu interlocutor à vontade.
  • Mostre-se interessado no que o seu interlocutor está falando.
  • Não se distraia durante a conversa.
  • Assegure-se de houve um entendimento mútuo do que foi tratado.
  • Tenha segurança ao falar. Confie em si mesmo, reforce sua auto-estima para ficar calmo e tranqüilo em qualquer situação.
  • Fale bem, com boa voz, boa dicção. Administre a velocidade da fala, faça pausas, adeque o volume ao ambiente e ao(s) interlocutor(es).
  • Seja objetivo, desenvolva as idéias com clareza, com começo, meio e fim, use exemplos para fortalecer os seus argumentos.
  • Faça gestos adequados, tome cuidado com as mãos, evitando uma excessiva gesticulação. Procure adequar a expressão facial ao seu conteúdo, tenha uma postura elegante e confiante.
  • Adeque o vocabulário e a linguagem ao tipo de pessoa com quem estiver falando para falar na mesma “língua” do interlocutor. Isso exige flexibilidade e preparo.
  • A aparência e elegância também contam pontos. Seja discreto ao vestir-se, zelando por uma impressão positiva, considerando um bom asseio corporal.
  • Conheça e utilize regras de comportamento social para situações formais. Saiba como cumprimentar e apresentar pessoas, de quem e onde se deve ou não apertar as mãos, quando entregar cartões de visitas, etc. Além disso, saiba como comportar-se à mesa, manuseando talheres, taças, o que fazer e o que é proibido.
  • Chame o interlocutor pelo nome. Aprenda e use uma técnica de memorização para se lembrar do nome e informações importantes do seu cliente. Nada há de mais precioso, no campo das relações, do que chamar a pessoa pelo seu nome, mostrando com isso, interesse e consideração.

Após ver estas dicas encontrei um teste para analisar como esta a minha comunicação, o teste está no neste link. Achei bem legal e você também pode fazer.

Quantos pontos você fez? Eu fiz  44, fui avaliado como:

Você se comunica bem. Com um pouco mais de concentração e preparo você terá o domínio dos aspectos mais importantes da comunicação. Sua preocupação em adequar a mensagem aos ouvintes permite que obtenha bons resultados com suas apresentações. Com certeza é uma pessoa agradável e sempre bem recebida nas conversas.

Coloque sua pontuação aqui, como comentário.

Estas dicas foram adequadas do post de Dicas para melhorar comunicação e do post de Comunicação Eficaz.

Um abraço.

Teste





Como participar de uma reunião de trabalho

28 05 2010
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Quando você leva uma pessoa para participar de uma reunião, o que você espera dela? Deve apenas ouvir, ficar calada, ou posso contestar o que for discutido?

Pensando nisso encontrei o seguinte texto que pode nos ajudar um pouco.

Outro dia levei uma pessoa para participar de uma reunião de apresentação de trabalhos. Eu já vinha comentando com ela que as reuniões de negócios são uma grande oportunidade pois é durante elas que a gente transmite a nossa filosofia de trabalho, que resume todo o nosso esforço de produção de conteúdo e define claramente os nossos objetivos com o nosso trabalho.

Era sua primeira experiência. E sua reação foi positivamente surpreendente para mim. Ela não só participou da conversa como também contestou alguns comentários feitos por alguns dos participantes. Ao sair da sala ela me disse que não sabia qual seria a minha reação com relação à atitude dela em ter falado durante a reunião mas uma coisa era certa para ela: que ela não foi para a reunião para ficar parada apenas ouvindo os demais ou mais, como enfeite.

Reunião

O que ela me disse é uma verdade. Se as pessoas são convidadas para uma reunião, elas devem ser participantes, assim entendendo que elas devem se envolver com o que está sendo tratado ali, e não apenas ficar como enfeites, o que é, aliás, é um papel que muitas pessoas costumam adotar.

Muita gente não tem o costume de “participar” de reuniões. Vai para marcar presença, ou para fazer número, para ser figurante. Só se manifesta se for solicitado. Parece que nada lhe interessa. Apatia completa.

Quem se interesse por uma reunião sabe o quanto é importante se preparar para ela. Seja identificando assuntos que possam ser discutidos. Seja elaborando dados e informações adicionais. Seja pelo menos levando um pedaço de papel ou caneta para anotações. Eu mesmo não consigo entender como as pessoas agendam reuniões e não levam nada consigo, nem anotações, nem material, nem idéias. (Assunto já abordado no post “O que levar em uma reunião“)

Quem sai de uma reunião com apenas informações perdeu um tempo precioso na vida. Nem deveria ter ido para a reunião. Talvez acredite que vai se lembrar de tudo o que se tratou. A memória nos dias atuais já anda meio falha e não demora mais do que meia hora para se esquecer 30% do que se ouviu em algum lugar.

Isso me faz lembrar uns tempos passados quando se participava de reuniões, se elaborava atas, se anotava nomes e formas de contatos com os participantes e ainda todos assinavam a presença. Mas os tempos são outros. Coisas de modernidade.

Desta forma, quando for chamado para um reunião lembre-se: A sua opinião é muito importante, você tem que se envolver, se não a sua presença não está acrescentando nada.

Em um outro post vamos falar de como realizar e conduzir reuniões de forma eficaz.

O texto foi adquirido do site Dicas Profissionais.

Bom é isso, espero que tenha ajudado e um abraço a todos.





O que levar em uma reunião

26 05 2010
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A coisa mais estranha em uma reunião é as pessoas que não levam nada para a reunião, com o objetivo de ajudar estas pessoas fiz este post.

O que levar

  • Bloco de Anotações: visando um brain-storm de forma mais rápida e visual para o cliente. Com isso, consigo mostrar em tempo real qual a idéia do esboço do projeto a oferecer ao mesmo;
  • Notebook: nem sempre utilizado, porém sempre presente nas reuniões, com isso posso mostrar para o cliente nosso portifólio ou até mesmo uma apresentação do produto/solução que irei oferecer;
  • Smartphone: hoje não utilizo em reuniões, apenas para me lembrar delas; como ultimamente estou muito atarefado, preciso que me lembre com antecedência dos meus afazeres;
  • Cartões de Visita: não preciso nem descrever, você ir em um cliente e não deixar um cartão para ele é pedir para perder negócio ou até mesmo mostrar falta de profissionalismo;
  • Apresentação da empresa: por mais que eu leve meu notebook, sempre estou com a apresentação da empresa impressa para deixar com o cliente. Um dia com certeza ele irá olhar.
  • Relógio de Pulso: poucos dão valor a esse importante utensílio em uma reunião; Já escutei muitas negações sobre isso, falam que hoje o celular faz essa função; o relógio de pulso é onde você consegue administrar seu tempo dentro de reuniões de uma forma sutil e elegante, pois utilizando o celular você mostra para o cliente que esta preocupado com a hora, coisa que já não acontece com o relógio, pois em uma mudança de posição, sutilmente você consegue olhar a hora e saber como deverá guiar a reunião no decorrer dela. Isso é extremamente importante para reuniões e treinamentos(como estou fazendo no momento);

O que não levar

  • Mais de um celular: excesso de itens em cima de uma mesa pode gerar um certo desconforto para ambos os lados;
  • Excesso de todos itens, como chaves, papeis, canetas: na reunião procure apresentar um formato “clean”, utilizando pequenos itens, mostr-se para o cliente que você é uma pessoal Eficaz(consegue fazer muito com pouco);

Mas gente, por favor, pelo menos uma folha e uma caneta tem que levar na reunião.

E é claro além de levar tem que anotar, mas isso é assunto para outro post.

O texto foi adquirido do site Blog de leogrilo.

Bom é isso, espero que tenha ajudado e um abraço a todos.








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