Poor Little Fishbowl Sink – Feche essa torneira ou o peixe morre!

29 09 2010
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Nada melhor para promover o consumo consciente de água do que ameaçar de morte um peixe dourado. No caso, se esta torneira ficar aberta por muito tempo, o aquário acoplado vai esvaziando, e o peixinho vivo começa a entrar em risco. Bem, eu preciso lavar minhas mãos, então aguenta aí, dourado.

Esta pia, chamada Poor Little Fishbowl Sink, não é tão cruel com o peixe quanto parece: o aquário nunca se esvazia totalmente, e volta a se encher quando você fecha a torneira. A água que sai da torneira não vem do aquário: são dois canos, um para molhar suas mãos, e outro fechado com a água do aquário – ou seja, não se desperdiça água quando o aquário vai se esvaziando para você fechar logo essa torneira. É apenas um truque do designer chinês, que quer tentar convencer as pessoas emocionalmente a economizarem água. Também porque ninguém quer lavar mão em água de peixe.

O protótipo do designer chinês Yan Lu,, intitulado “Poor Little Fishbowl Sink” (que pode ser traduzido como “pia-aquário do pobre peixinho”), não agradou a todos. O PETA, organização de proteção aos animais, enviou um comunicado que dizia que o órgão aprecia a ideia do uso racional da água, mas que “causar o sofrimento de um indivíduo que é parte do ecossistema soa como a mesma arrogância que nos levou a ter o problema de falta de água”.

O conceito envolvendo o produto pode até ser criativo, mas, caso comercializado, uma nova estratégia deve ser pensada. Afinal, as constantes mudanças de nível da água do aquário podem até, a princípio, sensibilizar o usuário, mas tornar isso algo corriqueiro pode prejudicar apenas o pobre peixe.

Mas a pia ensina algo importante: não desperdice água, ou alguém paga por isso.

Post adaptado do Gizmodo e Ecodesenvolvimento.





Mentiras no currículo

29 09 2010
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Algumas pessoas acabam fazendo uma mentirinha no currículo na hora de enviá-lo ao recrutador? Afinal, não dá para perder a chance de ser chamado para a entrevista de emprego por conta de um “detalhe”. Elevar o nível do idioma estrangeiro ou informar que domina determinado software, quando na verdade se tem apenas noções da ferramenta, seria uma forma de passar à etapa seguinte do processo de seleção. Contudo, não é esta a recomendação dos consultores de carreira e recursos humanos.

“O fato de tentar fortalecer o currículo para chegar à entrevista presencial e convencer o entrevistador de que é capaz de assumir uma posição provoca o efeito contrário. Ao mentir, o candidato fragiliza sua imagem profissional”, afirma André Assef, diretor operacional da Desix, empresa de recursos humanos focada em tecnologia da informação.

Isso acontece, explica Assef, porque os recrutadores recorrem a técnicas que comprovam ou não os dados informados no currículo. Segundo ele, a entrevista é o principal medidor para descobrir se o candidato realmente possui as competências descritas no documento. “Ao longo de uma conversa bem conduzida é possível identificar contradições por meio de perguntas abertas. Em uma entrevista técnica, por exemplo, não podem ser aceitas respostas monossilábicas.”

De acordo com Assef, o candidato que se contradiz torna frágil a relação com o recrutador. Seu futuro tem destino certo: a eliminação do processo seletivo.

As mentiras mais contadas pelos candidatos:

  1. Informa que possui graduação completa, mas na verdade não concluiu ou nunca frequentou o curso.
  2. Diz que domina dada linguagem técnica ou software, porém não detalha as ferramentas dos programas na entrevista.
  3. Menciona que possui fluência em outro idioma, contudo sente dificuldade ao se comunicar com o entrevistador em língua estrangeira.
  4. Inventa que é formado em uma universidade conceituada ou que trabalhou em uma empresa de renome.
  5. Diz que possui experiência na área ou que já ocupou determinado cargo, no entanto se atrapalha no momento de especificar as atividades supostamente realizadas.
  6. Mente dados pessoais como idade, estado civil e endereço. Além disso, informa que não tem filhos.
  7. Cita que conhece outros países para supervalorizar o currículo, todavia comete gafes ao descrever as cidades que hipoteticamente visitou ou responde às questões do recrutador de forma monossilábica e genérica.

Veja mais algumas na imagem abaixo.

Mentira tem perna curta

Anos de experiência garantem que profissionais de recursos humanos identifiquem mentiras no ato. Confira quais técnicas são utilizadas pelos especialistas para descobrir se o candidato diz a verdade:

  • Para averiguar se o candidato realmente possui a experiência profissional descrita no currículo os profissionais de RH costumam entrar em contato com as empresas em que ele informa ter trabalhado. Além disso, especialistas lançam mão da entrevista técnica.
  • Para constatar o nível do idioma estrangeiro, o domínio de softwares ou o conhecimento em linguagens específicas são realizados testes práticos ou entrevistas técnicas.
  • Dados pessoais e formação são checados na entrega dos documentos e durante o processo de seleção. Qualquer contradição entre o que foi dito na entrevista e a documentação pode levar a não contratação do candidato.
  • Outras experiências mencionadas no currículo, como viagens internacionais, são investigadas durante o processo seletivo por meio de perguntas abertas. O candidato que demonstra insegurança ou revela incoerência ao descrever seu suposto conhecimento ou vivência é eliminado do processo.

Observação: mentiras descobertas após a contratação, referentes ao estado civil, por exemplo, além de prejudicar a imagem profissional e dissolver a relação de confiança com a organização, podem custar o emprego.

Não confunda mentira com omissão

Homero Amato, headhunter e professor do Instituto Nacional de Pós-graduação, ensina que o profissional não deve confundir mentira com omissão. Segundo Amato, deixar de informar alguns dados no currículo pode ser uma maneira estratégica de o candidato gerar uma entrevista.

O professor argumenta que candidatos na faixa dos 40 anos ou mais e mulheres que têm filhos pequenos podem deixar de ser contratados caso exponham essas informações no currículo. De acordo com ele, esses dados podem ser revelados durante a entrevista de emprego quando questionados pelo recrutador.

O mesmo acontece quando o profissional trabalha e vive em outra cidade e informa o endereço e o telefone da família ou de amigos para facilitar o contato com as empresas. Para Amato, nesse caso o candidato não está mentindo; está sendo estratégico. O motivo de mencionar o endereço alheio e não o próprio deve ser esclarecido na entrevista, recomenda o headhunter.

O problema é esta diferença em mentira e omissão, nunca isso é muito claro e padrão para todas as empresas.

E para vocês, o que é mentira e o que é omissão?

Post adaptado do Empregos, texto de Rômulo Martins e da CEFES.





Como evitar um gol contra na carreira

28 09 2010
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Por mais que um profissional se dedique e seja competente, pequenos deslizes comportamentais podem levá- lo a prejudicar a si mesmo, comprometendo o crescimento profissional. “A autossabotagem é o motivo mais comum pelo qual as pessoas colocam em risco a carreira”, diz o consultor americano Mark Goulston. Por que as pessoas fazem isso? Trata-se de um problema de fundo psicológico, ligado a sentimentos como medo, insegurança e frustração, acumulados ao longo dos anos.

A pessoa acaba levando questões mal resolvidas na família e na escola para o local de trabalho, onde reproduz as situações que viveu quando era mais nova. “Os profissionais que se autossabotam não olham a realidade nua e crua. Eles reagem negativamente, com base nas referências que adquiriram na vida” diz Silvio Celestino, diretor da consultoria Enlevo, de São Paulo. Há, basicamente, dois tipos de reação que levam ao comportamento prejudicial, segundo Mark Goulston, e os dois estão ligados ao medo.

No primeiro, a pessoa reage agressivamente quando se sente ameaçada. No segundo, ela foge. Evitar gol contra na carreira não é tarefa fácil. Além de prestar atenção às suas atitudes, o ideal é pedir ajuda a alguém mais experiente. Se chegar à conclusão de que anda se autossabotando, a recomendação é buscar a ajuda de um coach ou terapeuta. Para ajudar você a identificar se este é o seu caso, listamos 26 comportamentos presentes no livro de Mark Goulston. Confira e veja quais são as dicas para se livrar deles. A bola está com você.

  • Procrastinar. Quem adia tarefas e decisões compromete o desempenho da equipe. A atitude está relacionada ao sentimento de sobrecarga de trabalho.
    • DICA: peça ajuda. Quanto maior a sobrecarga, menor tende a ser a capacidade de agir e estabelecer prioridades.
  • Ficar na defensiva. Este é um mal comum, ligado à insegurança ou à arrogância. Causa problemas de relacionamento e prejudica o andamento dos projetos.
    • DICA: avalie se você fica na defensiva. Ouça seus colegas de trabalho e peça feedback.
  • Perder tempo. Se você tem a sensação de que trabalha muito, mas no fim do dia é pouco produtivo, vale rever sua rotina. Responder e-mails prontamente, por exemplo, pode ser bom para sua imagem, mas é péssimo para a sua produtividade.
    • DICA: liste suas prioridades semanais, sempre determinando tempo para cada tarefa. Desligue o aviso de novo e-mail.
  • Achar-se indispensável. Erro fatal. Líderes assim afastam as pessoas e sofrem para se alinhar ao time.
    • DICA: faça uma lista das tarefas que competem exclusivamente a você. Delegue todo o resto e acompanhe a execução.
  • Ser mau ouvinte. Quem não sabe ouvir as pessoas ao redor perde informações importantes para o trabalho ou negócio e acaba tendo um desempenho ruim.
    • DICA: converse olhando nos olhos. Isso mostra interesse. Fique atento aos seguintes pontos: o que a pessoa quer dizer? Qual é a razão da conversa? O que ela espera de você? Confirme que a comunicação foi eficiente e todos os lados estão alinhados.
  • Inventar desculpas. Seu chefe não quer saber por que você errou, mas o que fará para sanar o problema e consertar o estrago. Inventar desculpas faz você parecer imaturo e despreparado.
    • DICA: errar não tem nada a ver com castigo e punição, mas sim com oportunidades de aprendizado. Assuma os seus fracassos o quanto antes e, de preferência, desenvolva um plano para reverter a situação.
  • Insistir em um emprego. Desperdiçar tempo em um trabalho que você detesta pode enterrar sua carreira. Isso costuma acontecer por falta de um plano B ou por medo de correr riscos.
    • DICA: determine um prazo para encontrar motivação em seu trabalho atual. Se as coisas realmente não melhorarem, comece a buscar uma nova colocação.
  • Não delegar. Além da desconfiança na capacidade dos outros, nessa atitude está em jogo o medo de que alguém faça o trabalho melhor que você.
    • DICA: mantenha pessoas em quem confie na equipe. Caso não estejam 100% preparadas, organize seu tempo para ensiná-las.
  • Ter medo de aprender coisas novas. Não sofra por antecipação. Quanto mais você se preocupar com uma mudança, mais difícil ela será.
    • DICA: lembre de situações em que aprendeu algo novo e avalie que benefícios esse conhecimento trouxe para sua carreira.
  • Ser sincero demais. Antes de dizer o que pensa, avalie se o objetivo do comentário é contribuir com a discussão.
    • DICA: se o comentário não tiver um propósito definido, fique quieto. Se for realmente importante, avalie se é o momento mais adequado.
  • Burlar as regras. Se há alguma regra com a qual você não concorda, tente negociá-la com as pessoas envolvidas.
    • DICA: se não for possível, a única saída é permanecer na linha. Mas não descumpra a lei.
  • Estar despreparado. No dia-a-dia, reserve ao menos 30 minutos antes de uma apresentação ou reunião para estruturar seus pensamentos.
    • DICA: opte pela prevenção. Crie um plano com cronograma, atividades e áreas em que precisa se preparar melhor.
  • Não saber perdoar. A mágoa leva as pessoas a se fechar ao diálogo, o que gera caos no ambiente de trabalho.
    • DICA: quando algo o decepcionar, chame as pessoas envolvidas para uma conversa assim que a situação acalmar. Diga como se sente e ouça o outro lado da história.
  • Entrar em pânico. Perder o controle da situação apenas faz com que o profissional se angustie mais. Pior, ele pode acreditar nas próprias teorias, por exemplo, de demissão, colocando tudo a perder.
    • DICA: autocontrole é o segredo. Se não conseguir desviar sua atenção do assunto e tocar a vida numa boa, procure reunir informações e pensar objetivamente sobre elas.
  • Não ter autodisciplina. Forma silenciosa de autossabotagem, que vai causando pequenos transtornos no dia-a-dia até criar grandes problemas.
    • DICA: procure estabelecer uma rotina. Conte aos outros que pretende mudar, o que fará para isso e veja se elas concordam. Tão importante quanto melhorar na prática é mudar sua fama também.
  • Desistir facilmente. É um tipo de autossabotagem ligado a assumir responsabilidades. Ele pode levar você a perder boas oportunidades de carreira.
    • DICA: seja mais resistente e, antes de desistir, certifique-se de que já não há mais nada a fazer: seja um projeto, uma negociação, seja um contrato com um cliente ou fornecedor.
  • Agradar a todos. Forçar a barra para que as pessoas gostem de você é fatal. Se suas opiniões forem discordantes, ceder para não parecer do contra vai soar artificial e afetar sua credibilidade.
    • DICA: não dá para agradar a todos. Seja fiel às suas convicções, sem deixar de considerar a opinião de terceiros.
  • Reagir mal a um “não”. Ninguém gosta de receber uma negativa, mas reagir agressivamente é gol contra na certa.
    • DICA: avalie a situação com calma, procure os aspectos positivos. Peça um tempo. Só depois expresse suas opinião.
  • Ter medo de demitir os outros. Um dos papéis do líder é motivar a equipe a trazer resultados. Nada de culpa, portanto, para demitir quem não se encaixa.
    • DICA: na hora de comunicar a demissão, procure ser claro quanto aos seus motivos. Além de ajudar o profissional desligado a se recolocar, você evitará boatos entre os que ficam.
  • Confundir um desabafo com críticas duras. Não acumule sentimentos para soltá-los todos de uma só vez.
    • DICA: quando for falar, evite palavras rudes, porque, além de magoar, podem fazer com que a pessoa ache que você está errado.
  • Ser impulsivo. Falha muito conhecida e comum de autocontrole.
    • DICA: evite reagir de imediato. Assim, terá mais tempo para estruturar seu pensamento.
  • Concentrar-se nos pontos fracos. É importante reconhecer as limitações para tentar melhorar.
    • DICA: procure também identificar os pontos fortes, para melhorar sua autoconfiança.
  • Frustrar-se. Tome cuidado para não assumir o papel de vítima.
    • DICA: avalie se não está com as expectativas altas demais. Tenha uma conversa franca com quem o frustrou.
  • Sentir-se culpado. Para liderar, às vezes é preciso tomar decisões que desagradam as pessoas. O cuidado de não se deixar corroer pela culpa diferencia os bons dos maus líderes.
    • DICA: quando se sentir culpado, questione-se sobre suas responsabilidades e a das pessoas envolvidas, se as expectativas delas em relação a você são válidas e o que o faria sentir-se melhor.
  • Ter a sensibilidade à flor da pele. Sabotagem relacionada à carência.
    • DICA: avalie as situações em que isso fica mais evidente e defina limites para não levar tudo ao extremo.
  • Não aprender com os erros. Ao admitir para você mesmo que todo mundo erra, fica mais fácil aceitar seus deslizes e tirar proveito deles.
    • DICA: se errar, pergunte-se o que faria de diferente se pudesse voltar atrás e a que sinais ficar atento para não errar novamente.

Este post é uma adaptação da Voce/SA.





Gerente: saiba como avaliar o desempenho de sua equipe

27 09 2010
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Geralmente os funcionários precisam e querem um feedback sobre a qualidade de seu trabalho. A capacidade de o Gerente avaliar seus desempenhos tem um impacto tão importante no sucesso deles quanto no sucesso do próprio Gerente. Se a empresa tem um programa formal de avaliação, o Gerente deve seguir suas instruções em termos de tempo, classificação, promoção, treinamento, etc… Mas, se a política permitir, as sugestões abaixo podem tornar esse processo de avaliação mais eficaz:

  • Quantifique as metas de desempenho, se possível: “Eu planejo diminuir as reclamações dos clientes pelo menos 10% este ano”. “Pretendo reduzir as perdas em 15% este trimestre”. Expressar as metas em números impede predisposições e permite aos funcionários avaliarem seu progresso, clara e precisamente.
  • Você deveria manter um diário? : Alguns Gerentes utilizam-no para registrar incidentes e exemplos do desempenho que podem ser esquecidos. O registro garante informações ao longo de todo período, produzindo uma avaliação mais completa.
  • Considere a auto-avaliação: Alguns Gerentes pedem a seus funcionários que se avaliem. Essa prática amplia as informações que o Gerente pode usar para preparar a avaliação. Quando funcionários se auto-avaliam, pensam criticamente sobre seu progresso e suas realizações; e elas podem informá-lo sobre realizações, reconhecimentos e problemas que o Gerente não conhecia. Mas, para evitar abusos, ele deve definir 2 regras:
    • (1) exigir que eles forneçam apoio quantificável para suas próprias avaliações. Se não o fizer, podem dar a si próprios, classificações acima do merecido. Recuse os 100% que dizem de si mesmos.
    • (2) “Essa oportunidade é um privilégio, não um direito”. As auto-avaliações do Gerente são apenas uma das informações que ele pode usar para uma avaliação mais completa.
  • Cortando os problemas pela raiz: Comportamentos ou desempenhos inaceitáveis devem ser informados no ato. Por exemplo, um funcionário que sempre volta do almoço atrasado, deve ser informado do problema e do seu impacto na revisão da avaliação. Essa prática é melhor do que deixar a situação arrastar-se até a avaliação.

Armadilhas das Avaliações de Desempenho


As avaliações estão sujeitas a riscos, mas podem ser evitados se soubermos quais são:

  • As impressões negativas: os Gerentes devem se prevenir contra a formação de opiniões positivas ou negativas baseadas na personalidade ou aparência pessoal. Dessa forma, ele deve se concentrar em avaliar se o funcionário cumpriu corretamente as metas.
  • Tolerância: alguns Gerentes tendem a ser permissivos porque se sentem constrangidos ao discutir as deficiências de seus funcionários e, embora isso às vezes seja compreensível, a maior responsabilidade gerencial é aconselho colaborador sobre como melhorar seu desempenho. Todos sofrem com uma avaliação tolerante, a organização não obtém retorno do investimento, os funcionários abaixo da média podem perder o respeito por seus chefes, ao mesmo tempo em que adquirem falsa segurança.
  • Tendência central: essa armadilha – que tem parentesco com a tolerância – é a inclinação do Gerente em avaliar como aceitáveis todos os desempenhos. Nesse caso, ele comete a injustiça com os que têm bom desempenho.
  • Concentrar em um comportamento recente: é mais fácil de lembrar; mas, conta apenas uma parte da história. Avaliações devem acessar o desempenho do período completo desde a última avaliação, não apenas os acontecimentos ou progressos recentes.

A Reunião de Avaliação

Alguns Gerentes consideram essa reunião “um mal necessário”, pois as informações trocadas entre ambos podem ser muito importantes para os avaliados. Dessa forma, os Gerentes devem definir data e hora convenientes para todos e informar ao avaliado que assuntos irão discutir, para que ele chegue preparado.

Rever as atribuições do cargo e os registros anteriores e refletir sobre as obrigações e responsabilidades do avaliado, os projetos completados ou pendentes, as metas acordadas para o período, o treinamento, a experiência, as habilidades de planejamento, a organização, a iniciativa, a capacidade de relações sociais e outros atributos baseados exclusivamente no desempenho.

Alguns Gerentes começam elogiando as realizações e as qualidades do avaliado, abordando as áreas que precisam melhorias e as ações que o avaliado pode realizar para corrigir ou aumentar o desempenho naquelas áreas. Diante disso, o Gerente deve evitar frases vagas. Deve apoiar sua avaliação citando incidentes, datas, horários e evidências objetivas do bom e do mau desempenho.

Além disso, o Gerente Jamais deve comparar os colaboradores, pois isso pode trazer problemas, pois indicar modelos pode criar ressentimentos. Em vez disso, deve se concentrar em saber se o avaliado atingiu – ou não – as metas estabelecidas.

LEMBRE-SE: as avaliações de desempenho são orientadas para o sucesso, confirmando os pontos fortes, revelando as deficiências e destacando as necessidades de treinamentos adicionais.

Post adaptado do Administradores.





GTD em 20 minutos

26 09 2010
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Este artigo é indicado para pessoas que estejam a entrar em contato com o sistema GTD pela primeira vez. Resume algumas das principais ideias chave do funcionamento de GTD, não sendo no entanto uma solução para se entender e aprender a praticar GTD.

Traduzido e adaptado do original “Book summary: 10 Big ideas from ‘Getting Things Done’ by David Allen”

1. Se o seu dia-a-dia está fora de controle, é praticamente impossível de pensar estratégicamente ou planear com eficácia.

Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer (e quem não se sente?), é difícil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho se move na direcção que queremos. É por isso que é importante ter o controlo das nossas tarefas diárias antes de trabalhar no planeamento da grande visão da nossa vida.

GTD é uma abordagem “bottom-up” à produtividade. O objectivo é atingir uma sensação de conforto e controlo sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte energia e espaço mental para outras coisas mais elevadas.

2. Defina o que é que “feito” significa.

A maioria das tarefas que as pessoas têm nas suas “listas de tarefas” são “pedaços amorfos de inexequibilidades” – compromissos sem uma visão clara daquilo que “feito” significa. Isto é um grande problema – o nosso cérebro está desenhado naturalmente para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que se parece aquilo onde queremos chegar.

Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de conclusão bem claro – um ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se não sabemos qual é esse ponto, vai ser difícil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o primeiro passo é definir com o que se parece este ponto de conclusão.

3. O trabalho mental tem cinco fases distintas: Recolher, Processar, Organizar, Fazer e Rever.

Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho de acordo com GTD:

Recolher é o acto de capturar todos os inputs: recursos, tarefas, ideias, etc. Conseguimos dar um melhor seguimento a todos os inputs se estiverem todos recolhidos num único recipiente (caixa de entrada).
Processar é o acto de examinar todos os inputs recolhidos e decidir qual o seu significado, objectivo e que compromisso queremos estabelecer.
Organizar significa pegar nos resultados da fase de Processar e colocá-los num sistema de confiança para que não tenhamos que nos lembrar de tudo. As tarefas vão para uma lista de tarefas, projectos para a lista de projectos, planos futuros para uma incubadora, informação de referência para uma arquivo, etc etc..
Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las.
Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema está actualizado e de acordo com os nossos objectivos e compromissos. É também uma fase para rever a nossa estratégia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.
Deve-se manter as fases deliberadamente separadas para se alcançar melhores resultados.

4. Tire tudo da cabeça.

A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabeça, o que é um grande erro. Os nossos cérebros estão optimizados para fazer decisões rápidas, não para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabeça ao mesmo tempo é a principal razão pela qual ficamos stressados quando há muita coisa a acontecer – estamos a usar a ferramenta errada para esse fim.

A melhor forma de parar com este mau hábito e começar a ser mais produtivo é despender de alguns minutos a pôr em papel tudo o que está na sua mente. Pode escrever, desenhar – seja o que for que funcione para si, desde que o veja claramente assim que acabar. Assim que a informação estiver fora da cabeça, é bastante mais fácil descobrir o que fazer com ela. Bastam 10 minutos de “exteriorização de pensamentos” para nos ajudar a sentir menos stressados com a carga de trabalho.

Claro que o melhor é nunca se sentir stressado em primeiro lugar, por isso facilite a recolha do que quer que esteja a pensar a qualquer instante. Eu levo comigo uma carteiro que tem espaço para pequenos cartões de papel e uma caneta – quando tenho uma ideia, é fácil capturá-la, mesmo que naquele instante não tenha comigo a minha agenda ou portátil. Se reduzirmos os obstáculos que temos à recolha de ideias, vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.

5. Projectos e tarefas são duas coisas diferentes e devem ser geridos separadamente.

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que têm para fazer, é misturar tarefas e projectos. Essa é uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente – a maior parte das coisas não pode ser feita com apenas uma acção.

Por exemplo, acabei de escrever um livro que me levou um ano a terminar. Se eu tivesse escrito “escrever livro” na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me sobrecarregado – o projecto é demasiado grande. Em vez de “falhar” na conclusão dessa tarefa durante um ano inteiro, é melhor tratá-la como um projecto – algo que, segundo a nomenclatura GTD, leva mais do que uma tarefa para ser terminado. Eu não posso “escrever o livro”, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que me sento para trabalhar.

Como projectos e tarefas são duas coisas diferentes, é melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projectos activos.

6. Foque-se na Próxima Acção necessária para ir em frente.

Os grandes projectos têm muitos passos e podem ser bastante complexos. A chave para lidar com esses projectos não é focar-se em tudo o que tem que ser feito – isso é a forma mais rápida de stressar!
A solução é sim focar-se apenas na próxima acção física que pode ser feita e que leva o projecto em frente. Esta acção pode ser procurar por alguma informação, fazer um telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a conclusão dessa tarefa irá pô-lo um passo mais próximo da conclusão do seu projecto, por isso não se preocupe com tudo o resto – foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.

7. Use a “Regra dos 2 Minutos” para as pequenas tarefas.

Não se preocupe demasiado em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas – se conseguir concluir uma tarefa em menos de 2 minutos, faça-a logo! Escrever tudo para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo instante.

Pessoalmente, eu estendi este período para 5 minutos – mantendo o mesmo princípio.

8. Utilize pastas de Referência e UmDia/Talvez para todas as coisas que não têm acção imediata.

Não faz sentido manter projectos a longo prazo ou informações de referência na lista de tarefas diária. Ter pastas (ou arquivos) de referência é uma óptima solução para guardar tudo aquilo que não tem nenhuma acção associada neste momento. Estes ficheiros podem ser físicos ou electrónicos – eu, por exemplo, guardo a minha papelada importante e documentos legais num cofre à prova de fogo, e ficheiros electrónicos e websites num ficheiro no meu computador.

As listas UmDia/Talvez são óptimas para adiar ideias que um dia podemos querer trabalhar, mas com as quais não queremos criar quaisquer compromissos agora. Eu tenho bastantes mais ideias do que a energia que tenho para as fazer a todas. Em vez de as perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com um novo projecto, basta dar uma olhada à lista UmDia/Talvez e transformar uma destas ideias num projecto activo.

9. Construa um sistema de confiança que o ajude a gerir todos os seus compromissos.

A nossa mente mantêm coisas em memória se souber que as vamos perder caso ela não o faça. É por isso que construir um sistema de produtividade é importante – ajuda a nossa mente a largar detalhes desnecessários para que se possa focar com eficácia nas tarefas a desempenhar em cada instante. É por isso que a Exteriorização funciona – quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras coisas.

Um sistema de produtividade eficiente consiste em:

lista de tarefas activas – próximas acção a serem completadas nos próximos dias.
lista de projectos activos – projectos a completar nas próximas semanas/meses.
calendário – compromissos futuros com data e hora específica.
lista UmDia/Talvez – ideias a explorar, mas não agora.
referência – informação ou documentos que podem ser importantes para consultas futuras.
ferramenta de recolha – algo que ajuda a capturar as ideias e próximas acções assim que surgem na mente.
10. Reserve tempo dedicado a uma Revisão Semanal

A vida muda muito rapidamente – às vezes temos tanto para fazer que se torna difícil dar um passo para trás e examinar se estamos ou não a obter os resultados que queremos e a caminhar na direcção certa. É por isso que é extremamente importante reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a “Revisão Semanal”.
Aqui estão algumas coisas que se devem incluir nesta revisão:

Processar e organizar – há coisas recolhidas mas que ainda não tenham sido processadas?
Rever tarefas activas – há tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
Rever projectos activos – há projectos para acrescentar, delegar, adiar ou remover?
Rever o calendário – há compromissos a marcar, adiar ou remover? há tarefas relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas no sistema?
UmDia/Talvez – alguma coisa que queira promover para projecto activo? alguma coisa para apagar por já não fazer sentido?
Referência – alguma coisa a adicionar ou actualizar? alguma coisa que vá precisar em breve?
Não deixe de fazer a revisão semanal – é extremamente importante se quer realmente reduzir o seu nível de stress. Pessoalmente, prefiro marcar a revisão semanal para o final da semana: sexta à tarde ou sábado de manhã. É uma óptima maneira de concluir a semana, sentir-me bem com tudo o que alcancei, planear a próxima semana e preparar-me para um bom fim de semana de descanso.

Posts adaptaco do Germinar. http://www.germinar.pt/gtd-em-20min/
(via Instapaper)

Rodrigo Vital

Enviado pelo meu Ipad





5 dicas para evitar o stress das viagens aéreas

24 09 2010
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Quem não se estressa com os longos deslocamentos congestionados até chegar nos aeroportos, as longas filas das companhias aéreas, longas esperas, atrasos, informações deficientes, correrias para pegar conexões, companhias aéreas que mandam desligar até os celulares que têm modo avião, desconforto a bordo e toda a variedade de obstáculos no caminho de uma viagem aérea tranquila?

Em feriadões, férias e períodos de eventos, tudo se complica mais, mas a malha aérea é frágil e a infraestrutura terrestre está no limite, então estamos permanentemente sujeitos às situações que a imprensa se acostumou a chamar de “caos aéreo”.

Sair mais cedo, planejar bem os deslocamentos e outras dicas de puro bom senso também se aplicam, mas as 5 dicas a seguir buscam oferecer outras formas simples de planejar e exercitar o conforto possível nas situações adversas comuns nos vôos brasileiros.

1 – Atitude positiva

Nossos conhecimentos e habilidades nem sempre são os fatores que fazem a diferença quando estamos em uma situação completamente fora do nosso controle: as atitudes é que permitem construir a diferença entre o profundo stress e um incômodo gerenciado.

Como consumidores, sempre esperamos o atendimento com o nível de conforto que é nosso direito, e pelo qual muitas vezes estamos pagando caro. Amenidades como o check-in antecipado on-line, ou a possibilidade de fazer viagens curtas levando apenas bagagem de mão, ajudam a tornar mais prático o ato de viajar.

Mas às vezes as coisas começam a dar errado ao nosso redor e fora do nosso controle, e logo se percebe as maneiras diferentes como as pessoas lidam com a situação, e como isso se reflete no seu próprio nível de stress.

Alguns permitem que a revolta domine suas reações, e passam as horas olhando intensamente para os painéis e esbravejando contra o atraso, o assento apertado ou a falta de informações confiáveis, enquanto outros conseguem aguardar com o máximo de conforto possível (nas circunstâncias), até que a situação, usualmente fora do seu controle, seja resolvida ou superada.

Sabemos que o nível de conforto oferecido pelos aeroportos e companhias aéreas nessas horas geralmente deixa muito a desejar, faltando acomodações, informação atualizada, alimentação, comunicação e muito mais.

Mas uma atitude negativa que não melhore em nada a sua situação, nem a que ocorre ao seu redor é, na menos pior das hipóteses, um grande desperdício de energia.

A forma como lidamos com a situação pode fazer grande diferença, e reduzir o nosso próprio nível de desconforto geralmente está ao nosso alcance, se atentarmos para isso.

2 – Entretenimento pessoal

Não ter algo mais para se distrair é uma forma certeira de abrir espaço para a mente se fixar no desconforto da situação, amplificando a sensação do assento apertado, do vizinho chato da poltrona ao lado, ou da espera interminável para embarcar.

Nem sempre se pode contar com a livraria do aeroporto para suprir alguma distração nessas horas. Todos temos nossos passatempos favoritos, e muitos deles são portáteis o suficiente para ir na bagagem de mão: um bom livro, uma revista, jogos eletrônicos, palavras cruzadas, sudoku – leve suprimento suficiente para todo o trajeto!

Quem conta com o celular para oferecer jogos, músicas, vídeos ou leituras durante a viagem aérea precisa ficar atento: dependendo da companhia aérea, seu uso pode ser proibido durante todo o trajeto, mesmo que o seu aparelho disponha de um “modo avião”.

Mesmo nesses casos, o uso de notebooks, tablets, videogames portáteis, media players e outros aparelhos continua permitido, então se você tiver alguma dessas alternativas, ainda poderá contar com entretenimento eletrônico individual a bordo.

Até o ano passado, além de um livro, eu costumava viajar levando um o iphone com vários jogos, músicas e vídeos na memória, e a bateria dele era suficiente para me manter entretido durante a viagem. Continua achando uma boa opção, e não me parece que nenhuma companhia o proíba.

Mas hoje tenho um ipad, e nas viagens recentes foi ele que me atendeu, permitindo assistir a um vídeo numa tela maior, jogar um pouco, ouvir música, ler alguns ebooks e até colocar em dia as leituras dos artigos da web que eu gravei para leitura posterior (offline, claro) com o Instapaper.

Claro que os preços dos tablets que estão hoje no mercado tornam proibitiva a aquisição para uso só com essa finalidade de entretenimento a bordo, mas se você já tiver um, é o que eu recomendo para complementar as opções de distração a bordo e nas esperas.

Quanto ao conteúdo, além dos ebooks e audiobooks que estiverem à mão, sou fã de alguns seriados da TV, e para levar em vôos prefiro converter os DVDs de alguns episódios das séries que possuo, do que converter algum filme – as interrupções em escalas, serviço de bordo, etc. tornam mais prático assistir a múltiplos conteúdos de menor duração do que um único conteúdo maior.

3 – Conexão à web em (quase) todo lugar

Vários aeroportos brasileiros dispõem de redes Wi-Fi, muitas delas oferecidas por provedores comerciais dos quais você pode contratar o serviço na hora, pagando com seu cartão de crédito por meio de seu próprio micro, a não ser que já seja cliente e disponha de uma franquia de horas. Informe-se previamente sobre as condições nos aeroportos de sua rota.

Mas em boa parte dos destinos brasileiros é possível contar também com o serviço móvel 3G das operadoras de celular, e dispor deste tipo de conexão no seu notebook pode ser a forma de conseguir ter acesso a mais informações e contatos durante longas esperas, ou uma maneira alternativa de se informar sobre o que está acontecendo, quando as companhias aéreas se negam a prestar informações completas.

A qualidade do serviço 3G varia, mas mesmo uma conexão ruim é melhor do que não ter conexão nenhuma. Mesmo que você não disponha de um modem 3G para usar no seu notebook, verifique (previamente!) a possibilidade de realizar a conexão dele por meio do seu celular (na operação conhecida como tethering), via Bluetooth ou cabo USB, e esteja preparado caso a necessidade de uso apareça, pois você não terá como pesquisar isso no Google se não conseguir se conectar 😉

4 – Fazendo durar as baterias

Em viagens é comum acontecer de o notebook ter de funcionar ao longo de um período extenso sem possibilidade de recarga – e aí o esquema é desativar os efeitos 3D, reduzir o número de processos desnecessários em execução, desligar a rede wireless (se não estiver em uso), e ficar de olho nas oportunidades de usar uma tomada – se possível, sendo um bom companheiro, e compartilhando-as com os demais.

Quando nenhuma tomada está à mão e é necessário usar uma conexão 3G (voraz consumidora de energia), eu procuro usar os recursos de trabalho off-line disponíveis nos aplicativos – conecto, busco as informações necessárias, desconecto, opero sobre elas (por exemplo, escrevendo respostas a todos os e-mails importantes), aí reconecto, envio e recomeço o procedimento. A não ser que a etapa de processamento seja curta, manter a conexão ativa enquanto estamos operando apenas com recursos locais é um dreno desnecessário para a bateria.

Para mim, a regra de ouro é não misturar as baterias de entretenimento e as de serviço. Quando o aviso de que vai haver um longo atraso chegar, faço questão de ter bastante bateria disponível no telefone e netbook para todos os contatos, consultas e procedimentos que desejar fazer, e ficaria profundamente desapontado comigo mesmo se já as tivesse gastado assistindo a seriados e jogando.

5 – A bagagem de mão do viajante prevenido

Já falamos sobre check-lists de bagagem nessa Semana da Efetividade em Viagens, mas há algo a complementar: quando o viajante tem foco na preservação do conforto possível durante situações adversas em aeroportos e aviões, há alguns itens extras que não podem faltar em sua bagagem de mão:

  • Dinheiro trocado. Às vezes o produto ou serviço que você mais deseja, às 3 da manhã em um saguão lotado, depende de alguém que não terá como trocar R$ 50.

  • Muda de roupa extra: tanto pensando em situações climáticas imprevistas (como acontece todos os dias de inverno com pessoas que não sabiam que fariam conexões em São Paulo para vôos ao Nordeste) quanto na possibilidade de querer trocar de roupa em uma permanência prolongada em um saguão de aeroporto. Afinal, encarar uma espera noite adentro em um saguão de aeroporto em roupas suadas, ou tremendo de frio, amplia bastante o stress. Escolha peças versáteis e que ocupem pouco espaço.
  • Conexão móvel à Internet. Veja a dica acima sobre conexão à web em (quase) todo lugar.
  • Travesseiro inflável: fácil de encontrar em lojas de malas e em aeroportos, ele quase não ocupa espaço, é fácil de inflar e esvaziar, e reduz o desconforto tanto a bordo quanto nas situações extremas de espera em saguões.

  • Celular com bastante carga, crédito, e habilitado para funcionar no destino. Querer e não poder ligar para pedir uma providência ou avisar de uma mudança inesperada de itinerário ou horários pode ser uma grande frustração. Prevenir isso depende de parcimônia no uso da bateria e, quando possível, na presença do carregador e de uma tomada funcionando.
  • Fones de ouvido com supressão de ruídos externos. Isolar-se auditivamente do stress ao seu redor pode ser positivo, mas só deve ser feito em situações de espera em terra se houver alguém para lhe avisar se houver algum aviso ou novidade. Tampões de ouvido podem ser usados para a mesma finalidade.

  • Distração. Veja acima a dica sobre Entretenimento Pessoal.
  • Higiene pessoal. Escova de dentes, pente, desodorante, os remédios que você toma regularmente, analgésico, antigripal, kit das lentes de contato, lenços, pastilha para garganta, band-aid.

  • Alimentação. As lanchonetes dos aeroportos fecham! Ter barras de cereais (as mesmas que as companhias nos servem à bordo e odiamos), biscoitos, água (quando possível) pode fazer a diferença.

Este post é uma adaptação do Saia do Lugar.

Sua vez!

Que providências você toma para reduzir o stress causado pelas viagens aéreas? Compartilhe conosco nos comentários!





Dez dicas para falar em público.

23 09 2010
http://gerentebeminformado.blogspot.com

Agora o blog está em outro endereço (http://gerentebeminformado.blogspot.com/) com novo layout e novas notícias. Clique na imagem abaixo e nos acompanhe.

O professor de oratória Reinaldo Polito, que dá aulas em São Paulo, lista abaixo os dez principais conselhos para você ter sucesso nas apresentações em público e falar com segurança e desembaraço.

1) Prepare-se para falar.

Assim como você não iria para a guerra municiado apenas com balas suficientes para acertar o número exato de inimigos entrincheirados, também para falar não deverá se abastecer com conteúdo que atenda apenas ao tempo determinado para a apresentação. Saiba o máximo que puder sobre a matéria que irá expor. Isto é, se tiver de falar 15 minutos, saiba o suficiente para discorrer pelo menos 30 minutos. Não se contente apenas em se preparar sobre o conteúdo, treine também a forma de exposição. Faça exercícios falando sozinho na frente do espelho, ou, se tiver condições, diante de uma câmera de vídeo. Atenção: embora esse treinamento sugerido dê fluência e ritmo à apresentação, de maneira geral, não dá naturalidade. Para que a fala atinja bom nível de espontaneidade fale com pessoas. Reúna um grupo de amigos, familiares ou colegas de trabalho, ou de classe, e converse bastante sobre o assunto que irá expor.

2) A naturalidade pode ser considerada a melhor regra da boa comunicação.

Se você cometer alguns erros técnicos durante uma apresentação em público, mas comportar-se de maneira natural e espontânea, tenha certeza de que os ouvintes ainda poderão acreditar nas suas palavras e aceitar bem a mensagem. Entretanto, se usar técnicas de comunicação, mas apresentar-se de forma artificial, a platéia poderá duvidar das suas intenções. Respeite seu estilo de comunicação. Você vai se sentir seguro e suas apresentações serão mais eficientes.

3) Não confie na memória, leve um roteiro como apoio.

Algumas pessoas memorizam suas apresentações palavra por palavra imaginando que assim se sentirão mais confiantes. A experiência demonstra que, de maneira geral, o resultado acaba sendo muito diferente. Se você se esquecer de uma palavra importante na ligação de duas idéias, talvez se sinta desestabilizado e inseguro para continuar. O pior é que ao decorar uma apresentação você poderá não se preparar psicologicamente para falar de improviso e ao não encontrar a informação de que necessita, ficará sem saber como contornar o problema. Use um roteiro com as principais etapas da exposição, e frases que contenham idéias completas. Assim, diante da platéia, leia a frase e a seguir comente a informação, ampliando, criticando, comparando, discutindo, até que essa parte da mensagem se esgote. Se a sua apresentação for mais simples poderá recorrer a um cartão de notas, uma cartolina mais ou menos do tamanho da palma da mão, que deverá conter as palavras-chave, números, datas, cifras, e todas as informações que possam mostrar a seqüência das idéias. Com esse recurso você bate os olhos nas palavras que estão no cartão e vai se certificando que a seqüência planejada está sendo seguida.

4) Use uma linguagem correta.

Uma escorregadinha na gramática aqui, outra ali, talvez não chegue a prejudicar sua apresentação. Entretanto, alguns erros grosseiros poderão ser fatais. Os mais graves que costumam ocorrer são: “fazem tantos anos”, “menas”, “a nível de”, “somos em seis”, “meia tola”, entre outros. Mesmo que você tenha uma boa formação intelectual, sempre valerá a pena fazer uma revisão gramatical, principalmente quanto à conjugação verbal e às concordâncias.

5) Saiba quem são os ouvintes.

Cada público possui características e expectativas próprias, e que precisam ser consideradas em uma apresentação. Procure saber qual é o nível intelectual das pessoas, até que ponto conhecem o assunto e a faixa etária predominante dos ouvintes. Assim, poderá se preparar de maneira mais conveniente e com maiores chances de se apresentar bem.

6) Tenha começo meio e fim.

Anuncie o que vai falar, fale e conte sobre o que falou. Depois de cumprimentar os ouvintes e conquistá-los com elogios sinceros, ou mostrando os benefícios da mensagem, diga qual tema vai abordar. Assim, a platéia acompanhará seu raciocínio com mais facilidade, porque saberá aonde deseja chegar. Em seguida, transmita a mensagem, sempre facilitando o entendimento dos ouvintes. Se, por exemplo, deseja apresentar a solução para um problema, diga antes qual é o problema. Se pretende falar de uma informação atual, esclareça inicialmente como tudo ocorreu até que a informação nova surgisse.

7) Tenha uma postura correta.

Evite apoiar-se apenas sobre uma das pernas e procure não deixá-las muito abertas ou fechadas. É importante que se movimente diante dos ouvintes para que realimentem a atenção, mas esteja certo de que o movimento tem algum objetivo, como por exemplo, destacar uma informação, reconquistar parcela do auditório que está desatenta, etc. Caso contrário é preferível que fique parado. Cuidado com a falta de gestos, mas seja mais cauteloso ainda com o excesso de gesticulação. Procure falar olhando para todas as pessoas da platéia, girando o tronco e a cabeça com calma, ora para a esquerda, ora para a direita, para valorizar e prestigiar a presença dos ouvintes, saber como se comportam diante da exposição e dar maleabilidade ao corpo, proporcionando, assim, uma postura mais natural. O semblante é um dos aspectos mais importantes da expressão corporal, por isso dê atenção especial a ele. Verifique se ele está expressivo e coerente com o sentimento transmitido pelas palavras. Por exemplo, não demonstre tristeza quando falar em alegria. Evite falar com as mãos nos bolsos, com os braços cruzados ou nas costas. Também não é recomendável ficar esfregando as mãos, principalmente no início, para não passar a idéia de que está inseguro ou hesitante.

8 ) Seja bem-humorado.

Nenhum estudo comprovou que o bom humor consegue convencer ou persuadir os ouvintes. Se isso ocorresse os humoristas seriam sempre irresistíveis. Entretanto, é óbvio que um orador bem-humorado consegue manter a atenção dos ouvintes com mais facilidade. Se o assunto permitir e o ambiente for favorável, use sua presença de espírito para tornar a apresentação mais leve, descontraída e interessante. Cuidado, entretanto, para não exagerar, pois o orador que fica o tempo todo fazendo gracinhas pode perder a credibilidade.

9) Use recursos audiovisuais.

Esse estudo é impressionante: se apresentar a mensagem apenas verbalmente, depois de três dias os ouvintes vão se lembrar de 10% do que falou. Se, entretanto, expuser o assunto verbalmente, mas com auxílio de um recurso visual, depois do mesmo período, as pessoas se lembrarão de 65% do que foi transmitido. Mais uma vez, tome cuidado com os excessos. Nada de Power Point acompanhado de brecadinhas de carro, barulhinhos de máquina de escrever, e outros ruídos que deixaram de ser novidade há muito tempo e por isso podem vulgarizar a apresentação. Um bom visual deverá atender a três grandes objetivos: destacar as informações importantes, facilitar o acompanhamento do raciocínio e fazer com que os ouvintes se lembrem das informações por tempo mais prolongado. Portanto, não use o visual como “colinha”, só porque é bonito, para impressionar, ou porque todo mundo usa. Observe sempre se o seu uso é mesmo necessário. Faça visuais com letras de um tamanho que todos possam ler. Projete apenas a essência da mensagem em poucas palavras. Apresente números em forma de gráficos. Use cores contrastantes, mas sem excesso. Posicione o aparelho de projeção e a tela em local que possibilite a visualização da platéia e facilite sua movimentação. Evite excesso de aparelhos. Quanto mais aparelhos e mais botões maiores as chances de aparecerem problemas.

10) Fale com emoção.

Fale sempre com energia, entusiasmo, emoção. Se nós não demonstrarmos interesse e envolvimento pelo assunto que estamos abordando, como é que poderemos pretender que os ouvintes se interessem pela mensagem? A emoção do orador tem influência determinante no processo de conquista dos ouvintes.

Este post é uma adaptação do texto do OGlobo.

Um abraço a todos.








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